Celostna ali delna organizacija poroke? Katero potrebujeta?
Ko začnete načrtovati poroko, se hitro pojavi vprašanje: ali potrebujeta pomoč pri celotni organizaciji ali samo pri določenih delih poroke?
Nekateri pari želijo celoten proces prepustiti poročnemu organizatorju, drugi pa želijo večino stvari urediti sami in potrebujejo pomoč samo pri posameznih nalogah. Obstaja pa tudi možnost koordinacije poročnega dne, ko je poroka že organizirana, vendar na sam dan ne želita skrbeti za izvedbo.
Katera možnost je prava za vaju, je odvisno predvsem od vajinega časa, želja, proračuna in tega, koliko organizacije želita prevzeti nase.
V nadaljevanju pojasnjujemo razlike med celostno organizacijo poroke, delno organizacijo in koordinacijo poročnega dne.
Kaj pomeni celostna organizacija poroke?
Celostna organizacija poroke pomeni, da je poročni organizator vajina podpora skozi celoten proces – od prvih idej do poročnega dne.
To je primerna izbira za pare, ki želijo veliko stvari prepustiti strokovnjaku, nimajo dovolj časa za samostojno organizacijo ali pa želijo imeti nekoga, ki bo ves čas skrbel za celotno sliko.
Celostna organizacija lahko vključuje:
- začetno svetovanje in določitev koncepta poroke,
- pripravo okvirnega proračuna,
- iskanje poročne lokacije,
- pomoč pri izbiri lokacije,
- iskanje in koordinacijo poročnih ponudnikov,
- komunikacijo s ponudniki,
- organizacijo pogostitve,
- izbiro glasbe in zabavnega programa,
- organizacijo fotografa in videografa,
- načrtovanje dekoracije,
- pomoč pri izbiri cvetja,
- pripravo časovnice,
- usklajevanje vseh ponudnikov,
- logistično organizacijo,
- pripravo načrta B,
- koordinacijo poročnega dne.
Natančen obseg storitev je seveda odvisen od ponudbe poročnega organizatorja in vajinih potreb.
Komu je namenjena celostna organizacija?
Celostna organizacija je odlična predvsem za pare, ki:
- nimajo veliko prostega časa,
- želijo čim manj skrbi z organizacijo,
- ne vedo, kje začeti,
- želijo pomoč pri izbiri ponudnikov,
- organizirajo večjo ali zahtevnejšo poroko,
- načrtujejo poroko na lokaciji, ki zahteva več logistike,
- želijo usklajen koncept in dekoracijo,
- želijo strokovno podporo od začetka do konca,
- ne želijo biti odgovorni za organizacijo na poročni dan.
Če ob misli na organizacijo poroke dobita občutek, da je pred vama ogromno telefonskih klicev, e-pošte, tabel in usklajevanja, je lahko celostna organizacija zelo dobra rešitev.
Kaj pomeni delna organizacija poroke?
Pri delni organizaciji poroke si del nalog razdelita.
Nekatere stvari uredita sama, pri drugih pa vama pomaga poročni organizator.
To je odlična možnost za pare, ki radi sodelujejo pri načrtovanju svoje poroke, vendar pri določenih delih potrebujejo strokovno pomoč.
Na primer:
Vidva: izbereta datum, določita okvirni proračun in pripravita seznam gostov.
Poročni organizator: pomaga pri iskanju lokacije in ustreznih ponudnikov.
Ali pa:
Vidva: izbereta lokacijo in fotografa.
Poročni organizator: prevzame dekoracijo, časovnico in koordinacijo poročnega dne.
Obseg delne organizacije se lahko zato prilagodi vajinim potrebam.
Kdaj izbrati delno organizacijo?
Delna organizacija je primerna, če:
- rada načrtujeta sama,
- želita imeti nadzor nad pomembnimi odločitvami,
- že imata izbrano lokacijo,
- sta že rezervirala nekatere ponudnike,
- potrebujeta pomoč pri določenem delu organizacije,
- želita pomoč pri dekoraciji,
- potrebujeta pomoč pri logistiki,
- želita strokovno podporo, vendar ne pri čisto vseh korakih.
Ni treba, da organizator prevzame vse.
Včasih je dovolj, da prevzame tiste dele, ki vama vzamejo največ časa ali povzročajo največ stresa.
Kaj pa koordinacija poročnega dne?
Koordinacija poročnega dne je nekoliko drugačna.
V tem primeru sta poroko večinoma organizirala sama, vendar ne želita, da bi morala na dan poroke še naprej skrbeti za ponudnike, urnike in logistiko.
To pomeni, da vajin poročni dan prevzame koordinator.
Njegova naloga je lahko:
- komunikacija s ponudniki,
- spremljanje časovnice,
- preverjanje prihodov ponudnikov,
- koordinacija postavitve,
- nadzor nad dekoracijo,
- usmerjanje posameznih izvajalcev,
- koordinacija ključnih trenutkov,
- reševanje nepričakovanih situacij,
- prilagajanje časovnice,
- skrb, da vse poteka čim bolj nemoteno.
To je posebej pomembno zato, ker na poročni dan ne želita biti vidva tista, ki bosta klicala fotografa, iskala DJ-ja ali preverjala, ali je dekoracija pripravljena.
Celostna, delna organizacija ali koordinacija?
Najlažje je razliko prikazati tako:
StoritevCelostna organizacijaDelna organizacijaKoordinacija poročnega dneZačetno načrtovanje✓po dogovoru–Izbira lokacije✓po dogovoru–Izbira ponudnikov✓po dogovoru–Komunikacija s ponudniki✓po dogovoru✓Dekoracija✓po dogovorukoordinacija izvedbeČasovnica✓✓✓Logistika✓po dogovoru✓Koordinacija poročnega dne✓lahko vključena✓Organizacija od začetka do konca✓––
Pomembno je, da se pri ponudbi vedno preveri, kaj je dejansko vključeno, saj se storitve med različnimi poročnimi organizatorji lahko razlikujejo.
Kako ugotoviti, katero storitev potrebujeta?
Postavita si nekaj preprostih vprašanj.
1. Koliko časa imata za organizacijo?
Če sta oba zelo zaposlena in imata malo prostega časa, je lahko celostna organizacija precej bolj praktična.
Če imata dovolj časa in rada načrtujeta, bo morda bolj primerna delna organizacija.
2. Koliko stvari sta že uredila?
Če sta šele na začetku in nimata še lokacije, ponudnikov ali jasne predstave o poroki, je lahko smiselna celostna organizacija.
Če sta že rezervirala lokacijo, fotografa, glasbo in druge ključne ponudnike, pa je lahko bolj smiselna delna organizacija ali koordinacija.
3. Kako zahtevna bo vajina poroka?
Majhna in preprosta poroka ima drugačne potrebe kot velika poroka z več lokacijami, velikim številom gostov in številnimi ponudniki.
Več kot je elementov, več usklajevanja je potrebnega.
4. Koliko želita organizirati sama?
Nekateri pari uživajo v načrtovanju vsake podrobnosti.
Drugi bi najraje povedali svoje želje in prepustili izvedbo nekomu drugemu.
Obe možnosti sta popolnoma legitimni.
Pomembno je, da izbereta način, ki vama ustreza.
5. Ali želita na poročni dan skrbeti za organizacijo?
Če je odgovor ne, potem je koordinacija poročnega dne zelo pomemben del, ki ga velja vključiti v vajin načrt.
Ali je delna organizacija cenejša od celostne?
Praviloma je cena odvisna od obsega dela.
Če poročni organizator prevzame manj nalog in je sodelovanje krajše, je lahko tudi cena nižja kot pri celostni organizaciji.
Vendar pri primerjavi ponudb ne glejta samo končnega zneska.
Pomembno je, da preverita:
- kaj je vključeno,
- koliko ur dela vključuje storitev,
- ali so vključeni sestanki,
- ali organizator komunicira s ponudniki,
- ali vključuje koordinacijo na dan poroke,
- ali je dekoracija vključena,
- ali so dodatne storitve obračunane posebej.
Dve ponudbi z enako ceno zato nista nujno primerljivi.
Kaj pa če se med organizacijo premislita?
Tudi to je mogoče.
Organizacija poroke se lahko skozi mesece spreminja.
Na začetku morda želita vse urediti sama, nato pa ugotovita, da je komunikacije s ponudniki več, kot sta pričakovala.
Ali pa se odločita, da želita pomoč samo pri dekoraciji in izvedbi.
Zato je pomembno, da je sodelovanje dovolj prilagodljivo in da se obseg storitev lahko prilagodi dejanskemu stanju.
Najpogostejša napaka: misliti, da morata vse narediti sama
Pri organizaciji poroke se pogosto pojavi občutek:
»Saj lahko to uredimo sama.«
In res lahko.
Vprašanje pa je, koliko časa bo to zahtevalo in kako se bosta zaradi tega počutila.
Organizacija poroke pomeni ogromno majhnih nalog, ki se posamezno zdijo preproste. Ko se jih nabere več deset ali celo več sto, pa lahko hitro postanejo obremenjujoče.
Poročni organizator zato ni namenjen samo parom, ki »ne znajo organizirati poroke«.
Pogosto ga najamejo tudi pari, ki bi vse sicer zmogli sami, vendar želijo svoj čas in energijo nameniti drugim stvarem.
Kaj je prava izbira za vaju?
Ni univerzalnega odgovora.
Če želita podporo od prve ideje do zadnjega trenutka poročnega dne, izberita celostno organizacijo poroke.
Če želita večino stvari urediti sama, vendar potrebujeta pomoč pri določenih področjih, je prava izbira delna organizacija poroke.
Če sta poroko že skoraj v celoti organizirala, vendar želita na poročni dan samo uživati, razmislita o koordinaciji poročnega dne.
Najpomembneje je, da izbereta storitev glede na vajine dejanske potrebe – ne glede na to, kaj izberejo drugi pari.
SMARAGDevents – organizacija poroke po vajinih željah
Pri SMARAGDevents verjamemo, da ni vsaka poroka enaka in zato tudi vsak par ne potrebuje enake oblike podpore.
Nekateri pari potrebujejo pomoč pri celotni organizaciji, drugi samo pri določenih delih, spet tretji želijo predvsem miren in brezskrben poročni dan.
Zato se lahko organizacija prilagodi vajinim željam, obsegu poroke in temu, koliko želite urediti sama.
Če še ne vesta, katera možnost je za vaju najbolj primerna, lahko začneta z informativnim povpraševanjem.
Izpolnita obrazec za informativni izračun organizacije poroke in preverita, kakšen obseg organizacije bi najbolj ustrezal vajini poroki.
Vajin dan naj bo namenjen vama – organizacijo pa prepustita nekomu, ki bo poskrbel za vse pomembne podrobnosti.
Pridobita informativni izračun organizacije poroke pri SMARAGDevents.